MEMORÁNDUM
Es un documento rápido e inmediato de uso interno de la empresa. En él se indica la información precisa que se requiere comunicar, careciendo de frases innecesarias.
Principalmente, se utiliza en empresas grandes, las cuales poseen diferentes departamentos o secciones.
Su estructura es la siguiente:
1.- Membrete: Razón social de la empresa y sección.
2.- Iniciales de responsabilidad.
3.- Palabra MEMORÁNDUM. y n°.
4.- Fecha en números (al margen derecho).
5.- Preposición "DE".
6.- Preposición "A".
7.- Referencia.
8.- Mensaje o cuerpo.
9.- Nombre, cargo y firma del emisor (al margen derecho).
10.- Inclusos ( si los hubiere).
EJEMPLO:
INFORME.
Es un documento emitido por un funcionario de una empresa y dirigido a la jerarquía superior.
El informe contiene una relación detallada y veraz de los hechos o materias interpretadas imparcial y objetivamente.
Incluye, también, la opinión unánime y justa del redactor, avalada por la capacidad y conocimiento que éste tiene.
Se redacta de acuerdo a la siguiente estructura:
1.- Membrete.
2.- Palabra INFORME y n°.
3.- Lugar y fecha.
4.- Referencia.
5.- Vocativo.
6.- Introducción (ref. a la petición del informe).
7.- Texto de la información, constituida por párrafos enumerados.
8.- Conclusiones.
9.- Sugerencias.
10.- Frase final de despedida.
11.- Nombre, cargo y firma del informante.
12.- Iniciales de responsabilidad.
13.- Inclusos (si los hubiere).
CIRCULAR
En algunas oportunidades, la autoridad de una empresa debe impartir instrucciones o comunicar normas e informaciones a todo o parte del personal de la entidad que se encuentra a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copias, de tal manera que no se distorsione la información y que llegue a todos los destinatarios en su plenitud.
Su estructura es:
1.- Membrete (nombre de la entidad y departamento o sección).
2.- Palabra CIRCULAR y n°.
3.- Fundamentación de la circular
4.- Información, orden o nómina que se entrega.
5.- Recomendación o solicitud.
6.- Lugar y fecha de emisión.
7.- Nombre, cargo y firma de la autoridad.
8.- Iniciales de responsabilidad.
9.- Datos del destinatario.
CITACIÓN
Es una comunicación mediante la cual una empresa, representada por su Gerente o Director, convoca a reunión a un grupo de personas, con el propósito de entregarle información o tomar acuerdos acerca de asuntos que le interesan a los citados.
Esta convocatoria tiene la siguiente estructura:
1.- Membrete (nombre de la institución y logo)
2.- Palabra CITACIÓN.
3.-Clase de reunión ( ordinaria, extraordinaria o especial).
4.- Personas citadas.
5.- Tipo de citación (1°, 2°, única).
6.- Tabla (materias que se tratarán en la sesión).
7.- Lugar y fecha de emisión.
8.- Nombre y cargo de quien cita a reunión
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